تشير خطة اتصالات المشروع إلى الاتفاقية التي تحدد نوع ووقت وكيفية تبادل المعلومات الرئيسية على فترات محددة، ويجب أن تتضمن الخطة معلومات مثل تحديثات الحالة والأسئلة المتعلقة بالمهام وتفاصيل الاجتماعات بما يسهل من الاتصالات التي تتم بين أفراد الفريق قدر الإمكان.

ترجع أهمية خطة الاتصال لدورها في إتاحة التواصل بين كلًا من المعنيين والعملاء، والمستقلين، وأعضاء الفريق، كما أنها تضع الحدود المهنية لتبادل المعلومات في حال الاختلاف حول وسائل التواصل المعتمدة من جميع الأطراف.

تتضمن خطة الاتصال الجيدة بعض الشروط التي تساعد على نجاحها، منها على سبيل المثال: وضع قائمة بالمعلومات التي يجب إيصالها خلال مراحل المشروع، مثل تحديثات الاجتماع ومخططات المحتوى. أيضًا، ينبغي تحديد اللغة المستخدمة في التواصل من حيث الرسمية، أو استخدام الضمائر الشخصية، أو كيفية تقديم الطلبات الخاصة للمتعاونين.

فضلًا عن ذلك، ينبغي وضع جدول زمني بالأحداث التي وقعت خلال أي مكالمات هاتفية مخططة مسبقًا، أو اجتماعات الحالة الافتراضية، أو تسجيلات الوصول الرقمية. من المهم أيضًا تعيين مراجعين للمهام وتحديد أدوات التواصل، والتاريخ والوقت المناسِبَين، ووتيرة كل نوع اتصال رئيسي. 

تشمل فوائد خطة الاتصال الجيدة بالمشروع الالتزام بالميزانية، والجدول الزمني، وتوقعات النطاق، ويمكن باستخدام الاستراتيجية الصحيحة حل معظم أعطال الاتصال الرئيسية قبل حدوثها. إن وجود خطة اتصال مسبقة يعزز من التركيز على إتمام المهمة بدلًا من بذل الجهد في التدقيق في عشرات الرسائل الإلكترونية للحصول على آخر تحديث للمعلومة أو الحالة.

توفر أيضًا خطة الاتصال الفعالة الجهد المبذول في الرد على الرسائل الفردية، وتضمن إطلاع جميع المعنيين على الحالة التي وصل إليها المشروع بالشكل المناسب، كما أنها تُعزز من استجابة فريق العمل للتغيير، وضمان إدارة جيدة للعملاء، ومستوى متميز من التواصل بين الأطراف.

الكاتب: ماريا وايدا، كاتبة محتوى تسويقي، متخصصة في دراسات الجدوى واستشارات العمل عن بعد وحلول إدارة المشاريع، وخبيرة في مجالي معاملات الشركات والبرمجيات الخدمية

المصدر: https://www.wrike.com/blog/what-is-a-project-communication-plan/