تحتاج المنظمات غالبًا لنظام معلومات يمثل منصة متكاملة لحفظ المعلومات المتعلقة بالمخاطر في مكانٍ واحد، وقد طورت العديد من المنظمات هذه الأنظمة وأتاحت للمستخدمين الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت بما يلبي الاحتياجات المحددة للمنظمة.
يُعد نظام معلومات إدارة المخاطر في أبسط مستوياته أداه لإبلاغ المعنيين بالحوادث المتعلقة بالمخاطر، لتمكينهم فيما بعد من إدارة المطالبات والمخاطر الناتجة. لذلك، يجب أن يكون نظام إدارة المخاطر قادرًا على جمع البيانات وعرضها تلقائيًا، بما يساعد على اتخاذ القرارات السريعة التي تحد من الآثار السلبية الناتجة.
بالرغم من محاولة بعض المنظمات إدارة البيانات المتعلقة بالمخاطر من خلال جداول البيانات ميسورة التكلفة، إلا أنها أدركت أن إنفاق الأموال على نظام المعلومات أقل كلفة من مواجهة تأثير المخاطر التي لم تتم دراستها بالشكل الجيد.
يمكن أن يكون ملف إدارة المخاطر لبعض الشركات معقدًا للغاية، على سبيل المثال: يتعين على بعض الشركات التعامل مع المستندات بمجموعة متنوعة من اللغات والعملات، ويساعد تجميع المعلومات بالشكل السليم في توفير صورة كاملة لملف تعريف مخاطر الشركة.
توفر أنظمة معلومات إدارة المخاطر الأتمتة لممارسات إدارة المخاطر لأنها مصممة لجمع البيانات تلقائيًا، وإصدار التقارير الدورية، وإرسالها إلى الموظفين المعنيين في الأوقات المطلوبة بما يوفر الوقت والجهد البشري، وقد تتضمن بعض هذه الأنظمة معلومات استخباراتية، بحيث يمكن للمنظمة المقارنة بين خطط التخفيف من المخاطر الفعلية والمرغوبة، بالإضافة إلى اقتراح ثغرات في التأمين والتدابير الوقائية الأخرى.
باختصار، يعتمد مفهوم إدارة المخاطر على اتخاذ القرار في الوقت المناسب، ولا يمكن ذلك إلا من خلال توافر المعلومات التي تساعد على فهم عواقب هذه القرارات. ومن ثم، أصبحت نظم معلومات إدارة المخاطر ضرورية لضمان الأداء السلس لفريق إدارة المخاطر.
