7 Tips for Preventing Cost Overrun on Projects

ما المقصود بتجاوز التكلفة؟

يشير مصطلح تجاوز التكلفة إلى حدوث تكاليف غير متوقعة تنتهي بتجاوز ميزانية المشروع، ويمكن حدوث هذا الأمر في أي مشروع، وبالأخص مشاريع البناء، والتصنيع، وتطوير البرمجيات، ويُعرف تجاوز التكلفة أيضًا بتجاوز الميزانية عن الحد الموضوع لها عند بدء المشروع.

الأسباب الرئيسية لتجاوز التكلفة:

يمكن تلخيص الأسباب الرئيسية لتجاوز التكلفة فيما يلي:

• تقديرات المشروع السيئة: يجب على مدير المشروع تقدير جميع التكاليف قبل إنشاء الميزانية، والاستعانة بجميع الأدوات الممكنة مثل البيانات التاريخية أو بعض الخبراء للمساعدة في تحديد تكاليف المشروع.
• زحف النطاق: يحدث عند عدم تحديد نطاق المشروع بشكل جيد، ويعني ظهور مهام غير متوقعة أثناء مرحلة التنفيذ، مما يؤدي إلى زيادة التكاليف وبالتالي تجاوز ميزانية المشروع.
• ضعف إدارة المخاطر: يجب على مدير المشروع إنشاء خطة إدارة مخاطر تصف جميع المخاطر المحتملة، واستراتيجيات التخفيف التي سيتم الاعتماد عليها، لأنه في حال حدوث أي مخاطر غير متوقعة سيحدث ارتفاع في التكاليف الخاصة بمواجهة هذه المخاطر.
• نقص التواصل: يمكن أن يؤدي عدم التواصل بين الفريق إلى تغييرات غير متوقعة في خطة المشروع أو حدوث مشكلات أخرى تسبب تجاوز التكلفة.

كيفية تجنب تجاوز التكلفة.

سبع نصائح للمساعدة في الحفاظ على ميزانيتك.

1- التخطيط الشامل للمشروع، فكلما كانت التقديرات أكثر شمولًا ودقة زادت احتمالية البقاء في حدود الميزانية.

2- الحرص الشديد قبل توطيد علاقتك مع البائعين الخارجيين، لأنها تؤدي إلى فتج مشروعك لتجاوز التكاليف.

3- حافظ على النطاق المخطط له، لأن التغييرات الكثيرة تجعل تجاوز التكلفة أمرًا لا مفر منه.

4- استخدم أداة تخطيط قوية للمشروع تزيد من الإنتاجية، وتساعد على الحفاظ على تجاوزات التكلفة عند الحد الأدنى، ويمكن أن تساعد أداة الجدولة مثل مخطط جانت في الحفاظ على المشروع في المسار الصحيح ومنع تجاوز التكلفة.

5- تهيئة خطة تواصل واضحة مع المعنيين ومدير المشروع لتجنب حدوث التأخيرات التي تؤدي إلى تجاوز التكلفة.

6- مراقبة التقدم في مراحل المشروع، ومتابعة عدم حدوث مشكلات تهدد جدول المشروع وميزانيته.

7- إعادة تعيين الموارد وتوجيهها في الأماكن الأكثر فاعلية، وبالأخص تشكيل فريق أكثر خبرة ومهارة يزيد من إنتاجية وكفاءة المشروع.

الكاتب: بيتر لاندو

المصدر الرئيسي: https://www.projectmanager.com/blog/7-tips-for-preventing-cost-overrun-on-projects